Diagram przepływu procesu, określany również jako Process Flow Diagram (PFD), pozwala przedstawić przebieg procesu w czytelnej formie graficznej. Pokazuje kolejność operacji, zależności między etapami, miejsca podejmowania decyzji oraz punkty, w których do procesu trafiają materiały, informacje lub inne zasoby. Dzięki temu skomplikowany proces można przeanalizować bez przeglądania wielostronicowych procedur czy instrukcji.

PFD znajduje zastosowanie w produkcji, logistyce, jakości, utrzymaniu ruchu, administracji i procesach usługowych. Może przedstawiać przepływ materiału przez linię produkcyjną, proces obsługi reklamacji, realizację zamówienia albo procedurę kontroli jakości. Jego największą zaletą jest możliwość zobaczenia całego procesu jako jednego ciągu zależności. Ułatwia to wykrywanie zbędnych czynności, powrotów do wcześniejszych etapów, wąskich gardeł i miejsc, w których odpowiedzialność nie została jasno określona.

Czym jest Process Flow Diagram?

Process Flow Diagram to graficzny model pokazujący, jak przebiega określony proces od momentu rozpoczęcia do osiągnięcia końcowego rezultatu. Poszczególne kroki są przedstawiane za pomocą ustalonych symboli, a strzałki określają kierunek przepływu.

Poziom szczegółowości diagramu może być różny. Diagram wysokiego poziomu pokazuje kilka głównych etapów i sprawdza się podczas rozmów managerskich lub analizy całego procesu. Bardziej szczegółowy PFD może przedstawiać konkretne operacje wykonywane przez operatora, kontrolę jakości, transport między stanowiskami, decyzje oraz możliwe ścieżki postępowania w przypadku wystąpienia niezgodności.

Najważniejsza zasada brzmi: diagram ma ułatwiać zrozumienie procesu. Jeśli zawiera tak wiele informacji, że do jego odczytania potrzebne jest dodatkowe szkolenie, prawdopodobnie został przygotowany ze zbyt dużą szczegółowością.

Po co tworzyć diagram przepływu procesu?

Procesy zapisane wyłącznie w procedurach często wyglądają poprawnie, dopóki nie zostaną przedstawione graficznie. Dopiero po rozrysowaniu kolejnych etapów można zobaczyć, że dokument kilkukrotnie przechodzi między działami, materiał oczekuje pomiędzy operacjami albo decyzja jednej osoby blokuje dalszą realizację.

Diagram procesu pozwala oddzielić faktyczny przepływ pracy od tego, jak proces został opisany w dokumentacji. Ma to duże znaczenie podczas optymalizacji produkcji, wdrażania Lean Management, przygotowania procedur jakościowych oraz projektowania nowych procesów.

PFD usprawnia również komunikację. Operator, technolog, inżynier procesu, manager produkcji i pracownik jakości mogą patrzeć na ten sam schemat i rozmawiać o konkretnym miejscu procesu. Zamiast ogólnego stwierdzenia „mamy problem z kontrolą”, można wskazać etap, na którym pojawia się opóźnienie lub niezgodność.

Diagram jest również przydatny podczas onboardingu. Nowy pracownik szybciej rozumie, gdzie znajduje się jego stanowisko w całym procesie i co dzieje się z produktem lub informacją przed oraz po wykonaniu jego zadania.

Jakie elementy powinien zawierać diagram przepływu procesu?

PFD powinien korzystać z ograniczonego zestawu symboli. Ich konsekwentne stosowanie jest ważniejsze niż liczba dostępnych oznaczeń. W większości procesów wystarcza kilka podstawowych elementów:

  • początek i koniec procesu – wyznaczają granice analizowanego przepływu;
  • operacja lub czynność – opisuje konkretny etap wykonywany przez człowieka, maszynę albo system;
  • punkt decyzyjny – wskazuje sytuację, w której dalszy przebieg zależy od określonego warunku;
  • strzałka przepływu – pokazuje kolejność i kierunek przechodzenia między etapami;
  • wejście lub wyjście – oznacza materiał, dokument, informację albo inny element wchodzący do procesu lub będący jego rezultatem;
  • dokument lub zapis – może wskazywać formularz, raport, zlecenie, protokół kontroli albo zapis systemowy;
  • łącznik – ułatwia prowadzenie rozbudowanego diagramu bez tworzenia długich i krzyżujących się linii.

Nie trzeba stosować wszystkich oznaczeń jednocześnie. Prosty diagram, który każdy zainteresowany potrafi szybko odczytać, jest bardziej użyteczny niż rozbudowana mapa pełna symboli.

Od czego zacząć tworzenie Process Flow Diagram?

Pierwszym etapem powinno być określenie celu diagramu. Inaczej będzie wyglądał PFD tworzony do optymalizacji czasu realizacji zamówienia, inaczej diagram przygotowany do analizy problemów jakościowych, a jeszcze inaczej schemat służący do szkolenia pracowników.

Następnie należy określić granice procesu. Trzeba wskazać zdarzenie rozpoczynające oraz zdarzenie kończące analizowany przepływ. Bez ustalenia tych granic diagram ma tendencję do ciągłego rozrastania się o kolejne działy, systemy i procesy pomocnicze.

Przykładowo proces produkcyjny może zaczynać się od pobrania materiału z magazynu, a kończyć przekazaniem gotowej partii do magazynu wyrobów gotowych. Jeżeli przedmiotem analizy jest wyłącznie obszar produkcji, nie ma potrzeby szczegółowego rozrysowywania procesu zakupów czy wysyłki do klienta.

Jak zebrać informacje o rzeczywistym przebiegu procesu?

Diagramu nie powinno się tworzyć wyłącznie na podstawie procedur. Dokumentacja opisuje model oczekiwany, podczas gdy rzeczywisty sposób wykonywania pracy może się od niego różnić.

Dane do PFD najlepiej zebrać bezpośrednio od osób uczestniczących w procesie. W środowisku produkcyjnym oznacza to rozmowę z operatorami, liderem zmiany, technologiem, logistyką, jakością lub utrzymaniem ruchu, zależnie od analizowanego obszaru.

Trzeba ustalić, co faktycznie dzieje się po wykonaniu każdego kroku. Dokąd trafia produkt? Kto podejmuje decyzję? Co dzieje się z wyrobem niezgodnym? Czy operator czeka na zatwierdzenie? Czy dane są przepisywane między systemami? Czy materiał wraca do poprzedniej operacji?

Takie pytania często ujawniają różnicę pomiędzy procesem formalnym a rzeczywistym. To właśnie w tych różnicach znajdują się źródła wielu opóźnień i błędów.

Jak opisywać poszczególne kroki na diagramie?

Nazwy operacji powinny być krótkie i jednoznaczne. Dobrze sprawdzają się określenia oparte na czasowniku i obiekcie, na przykład „sprawdź materiał”, „zatwierdź zlecenie”, „wykonaj pomiar” albo „przekaż partię do magazynu”.

Nieprecyzyjne określenia typu „obsługa”, „realizacja” czy „weryfikacja procesu” utrudniają interpretację. Osoba oglądająca diagram powinna wiedzieć, co dokładnie dzieje się w danym polu.

Szczególnej uwagi wymagają punkty decyzyjne. Decyzja powinna mieć jasno określone możliwe wyniki, na przykład „zgodne / niezgodne”, „tak / nie” albo „zaakceptowane / odrzucone”. Każdy wynik musi prowadzić do konkretnego kolejnego kroku.

Jeżeli z jednego pola wychodzi kilka nieopisanych strzałek, diagram przestaje być jednoznaczny.

Jak dobrać poziom szczegółowości PFD?

Jednym z najczęstszych problemów podczas mapowania procesów jest próba umieszczenia na jednym schemacie wszystkich czynności. Powstaje wtedy diagram, który formalnie jest kompletny, ale nie pomaga w analizie.

Poziom szczegółowości powinien wynikać z celu. Jeżeli analizowany jest czas przepływu materiału przez halę, sens ma pokazanie głównych operacji, transportu, kontroli oraz oczekiwania. Jeśli analizowana jest jedna operacja kontroli jakości, można rozbić ją na bardziej szczegółowe kroki.

Dobrym kryterium jest możliwość zadania pytania: czy pominięcie tej czynności zmieni sposób rozumienia procesu lub wynik analizy? Jeśli nie, prawdopodobnie nie musi znaleźć się na głównym diagramie.

Rozbudowane procesy można dzielić na poziomy. Pierwszy diagram pokazuje całość, a osobne schematy przedstawiają szczegóły wybranych fragmentów.

PFD a flowchart, BPMN i P&ID – czym się różnią?

Określenia związane z mapowaniem procesów bywają używane zamiennie, choć opisują różne narzędzia. Flowchart jest ogólnym schematem blokowym i może przedstawiać praktycznie dowolny przepływ czynności lub decyzji. PFD koncentruje się na przebiegu konkretnego procesu i relacjach między jego głównymi elementami.

BPMN jest bardziej sformalizowaną notacją stosowaną do modelowania procesów biznesowych. Pozwala dokładniej oznaczać role, zdarzenia, komunikaty i zależności między uczestnikami procesu. Jest użyteczny przy bardziej złożonych procesach organizacyjnych i automatyzacji workflow.

P&ID, czyli Piping and Instrumentation Diagram, ma inne zastosowanie. Jest dokumentacją techniczną instalacji procesowej i pokazuje między innymi rurociągi, armaturę, aparaturę oraz instrumentację. PFD pokazuje logikę i przepływ procesu, a P&ID opisuje szczegóły techniczne instalacji.

Rozróżnienie ma znaczenie szczególnie w przedsiębiorstwach przemysłowych, gdzie oba typy dokumentacji mogą funkcjonować równolegle.

Jak wykorzystać diagram procesu do wykrywania strat?

Samo narysowanie PFD jest początkiem analizy. Kolejnym etapem powinno być sprawdzenie, które elementy procesu generują czas, koszt albo ryzyko bez proporcjonalnej wartości.

Na diagramie łatwo zauważyć powroty do wcześniejszych etapów. Jeśli produkt po kontroli regularnie wraca do poprzedniej operacji, trzeba sprawdzić źródło niezgodności. Jeżeli dokument wymaga kilku kolejnych akceptacji, można ocenić, czy wszystkie są potrzebne. Jeśli materiał przechodzi przez wiele punktów magazynowych, diagram ujawnia zbędny transport.

PFD pomaga również znaleźć wąskie gardła, czyli miejsca ograniczające przepustowość całego procesu. Sam schemat nie pokaże ich automatycznie, dlatego warto uzupełnić operacje informacjami o czasie cyklu, czasie oczekiwania, liczbie pracowników albo zdolności produkcyjnej.

Dzięki temu diagram staje się podstawą do dalszych analiz Lean, redukcji lead time, usprawniania layoutu albo standaryzacji procesu.

Jak zweryfikować gotowy diagram przepływu?

Gotowy Process Flow Diagram powinien zostać sprawdzony przez osoby, które rzeczywiście uczestniczą w przedstawionym procesie. Celem jest znalezienie brakujących kroków, wyjątków oraz błędnych założeń.

Szczególnie istotne są sytuacje niestandardowe. Proces często wygląda prosto przy prawidłowym przebiegu. Komplikacje pojawiają się przy braku materiału, awarii maszyny, błędzie danych, reklamacji lub wyniku kontroli poza specyfikacją. Jeśli takie sytuacje występują regularnie i wpływają na przebieg pracy, powinny znaleźć odzwierciedlenie na diagramie.

Po zatwierdzeniu PFD trzeba ustalić właściciela dokumentu. Procesy zmieniają się wraz z technologią, organizacją pracy, systemami IT i wymaganiami klientów. Nieaktualny diagram może wprowadzać w błąd równie skutecznie jak błędna procedura.

Jakich błędów unikać podczas tworzenia PFD?

Najczęstszym błędem jest tworzenie diagramu tak, jak proces powinien wyglądać, zamiast przedstawienia jego rzeczywistego przebiegu. Taki schemat dobrze prezentuje się na spotkaniu, ale ma niewielką wartość podczas optymalizacji.

Drugim problemem jest zbyt duża szczegółowość. Rozpisywanie każdej czynności operatora może zasłonić najważniejsze zależności. Z kolei zbyt ogólny schemat składający się z kilku bloków nie pozwoli znaleźć źródeł problemów.

Błędem jest też brak jednoznacznych punktów decyzyjnych, stosowanie różnych symboli dla tych samych zdarzeń oraz prowadzenie wielu krzyżujących się strzałek. Czytelność powinna mieć pierwszeństwo przed próbą zmieszczenia wszystkiego na jednej stronie.

Trzeba również unikać tworzenia PFD bez udziału zespołu. Process Flow Diagram przygotowany wyłącznie przez managera lub konsultanta może pomijać czynności, które nie są zapisane w procedurach, ale decydują o rzeczywistym przebiegu pracy.

Process Flow Diagram jako podstawa doskonalenia procesu

Dobrze przygotowany diagram przepływu procesu pozwala zobaczyć zależności, których trudno dostrzec podczas obserwowania pojedynczego stanowiska lub analizowania tabel z wynikami. Pokazuje, gdzie proces zaczyna się i kończy, jakie operacje wykonuje organizacja, gdzie pojawiają się decyzje oraz w których miejscach materiał lub informacja zmieniają kierunek.

Największą wartość PFD daje wtedy, gdy staje się punktem wyjścia do pytań o czas, jakość, odpowiedzialność i wartość tworzoną na każdym etapie. Dzięki temu schemat może wspierać projektowanie nowych procesów, standaryzację, szkolenia, analizę problemów oraz działania optymalizacyjne.

Tworzenie Process Flow Diagram nie wymaga rozbudowanego oprogramowania. Znacznie ważniejsze są prawidłowo określone granice procesu, informacje zebrane od osób wykonujących pracę i konsekwentna forma graficzna. Jeśli diagram można szybko odczytać i wykorzystać do podjęcia konkretnej decyzji, spełnia swoje zadanie.