RODO w firmie produkcyjnej – o czym muszą pamiętać działy HR i BHP?

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) obowiązuje wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe na terenie Unii Europejskiej – niezależnie od branży czy wielkości firmy. W firmach produkcyjnych, gdzie z jednej strony mamy do czynienia z dużym zatrudnieniem, a z drugiej z obowiązkami wynikającymi z przepisów BHP, właściwe stosowanie RODO ma szczególne znaczenie. Działy HR i BHP są odpowiedzialne za przetwarzanie szeregu wrażliwych danych pracowników, dlatego muszą nie tylko znać przepisy, ale też odpowiednio wdrożyć je w codziennej praktyce.

Jakie dane osobowe przetwarza dział HR w firmie produkcyjnej?

Dział kadr odpowiada za przetwarzanie danych osobowych na każdym etapie zatrudnienia – od momentu rekrutacji aż po ustanie stosunku pracy. Przetwarzane dane obejmują m.in. imię, nazwisko, adres, PESEL, wykształcenie, przebieg kariery zawodowej, dane kontaktowe, a także informacje o stanie zdrowia (np. zaświadczenia lekarskie), przynależności związkowej, niepełnosprawności czy sytuacji rodzinnej (w przypadku korzystania z uprawnień rodzicielskich).

Dodatkowo HR obsługuje systemy czasu pracy, listy płac, ewidencję urlopów, wnioski o świadczenia socjalne – wszystkie te dokumenty i systemy muszą być zgodne z zasadami przetwarzania danych zgodnie z RODO.

Obowiązki działu HR w zakresie ochrony danych

W świetle RODO dział HR powinien w szczególności zadbać o legalność przetwarzania danych. Oznacza to konieczność powołania się na właściwe podstawy prawne – najczęściej jest to niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub obowiązek prawny pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W niektórych przypadkach niezbędna będzie także zgoda pracownika, np. w sytuacjach nieobjętych przepisami prawa pracy.

HR musi również zapewnić odpowiednie zabezpieczenie danych – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dostęp do danych powinni mieć wyłącznie upoważnieni pracownicy, a dokumenty zawierające dane wrażliwe (np. orzeczenia lekarskie) należy przechowywać w wydzielonych, zabezpieczonych miejscach.

Nie można zapominać o obowiązku informacyjnym – pracownicy powinni być jasno poinformowani o celach, zakresie i podstawach przetwarzania ich danych osobowych. Informacja ta powinna być przekazywana już na etapie rekrutacji.

RODO a dane zbierane przez dział BHP

Zadania działu BHP również wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych. Dotyczy to m.in. dokumentacji wypadków przy pracy, kart szkoleniowych, orzeczeń lekarskich z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych, a także rejestrów narażeń na czynniki szkodliwe. W przypadku kontroli stanu zdrowia pracownika, np. po długiej nieobecności, przetwarzane są dane szczególnej kategorii, wymagające szczególnej ochrony.

Pracodawca,  a więc i dział BHP, ma prawo przetwarzać te dane na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie medycyny pracy, jednak konieczne jest przestrzeganie zasady minimalizacji – dane nie mogą być zbierane „na zapas”, a jedynie w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków ustawowych.

Wspólne wyzwania dla działów HR i BHP

W praktyce, HR i BHP często współpracują przy zadaniach, które wymagają szczególnej ostrożności w zakresie danych osobowych. Przykładem może być proces onboardingu, podczas którego nowy pracownik jest kierowany na badania wstępne i szkolenie BHP, a jego dane osobowe są przekazywane różnym osobom i jednostkom. Pracownicy odpowiedzialni za te procesy muszą mieć jasne upoważnienia do przetwarzania danych i znać obowiązujące procedury.

Innym newralgicznym momentem jest dokumentowanie wypadków przy pracy – tutaj istotne jest zachowanie poufności przy jednoczesnym spełnieniu obowiązków względem instytucji zewnętrznych, takich jak PIP czy ZUS. Konieczne jest także określenie, jak długo dokumenty mają być przechowywane i kiedy należy je usunąć.

Jak wdrożyć RODO w firmie produkcyjnej?

Wdrożenie RODO w firmie produkcyjnej wymaga kompleksowego podejścia, które obejmuje:

• inwentaryzację wszystkich procesów przetwarzania danych przez działy HR i BHP,
• opracowanie klauzul informacyjnych oraz podstaw prawnych dla każdego typu danych,
• stworzenie polityki dostępu do danych i procedur bezpieczeństwa,
• przeszkolenie pracowników mających kontakt z danymi osobowymi,
• wdrożenie mechanizmów monitorowania i reagowania na naruszenia ochrony danych.

Ochrona danych powinna być traktowana jako stały element systemu zarządzania – nie jako jednorazowy obowiązek, lecz jako codzienna praktyka.

Podsumowanie

Zarządzanie danymi osobowymi w firmie produkcyjnej wymaga dużej świadomości i odpowiedzialności ze strony działów HR i BHP. Obie jednostki przetwarzają informacje wrażliwe, których ochrona jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także przejawem szacunku wobec pracowników. Przestrzeganie zasad RODO pozwala uniknąć ryzyk prawnych, poprawia przejrzystość procedur i wspiera budowanie zaufania w relacjach wewnętrznych. W warunkach produkcyjnych, gdzie rotacja kadry bywa wysoka, a dane krążą między wieloma działami, jasne reguły i odpowiednie zabezpieczenia stają się nieodzownym elementem dobrze zarządzanej organizacji.